Har du nogensinde siddet med en lang rapport i Microsoft Word og tænkt: “Hvordan i alverden får jeg lavet en pæn indholdsfortegnelse, uden at alt ryger ud af takt?” Du er ikke alene! En veldesignet indholdsfortegnelse er det professionelle førstehånds­indtryk, der kan gøre forskellen mellem et dokument, der skriger “hjemmestrikket”, og et, der udstråler kvalitet.

På Ratings Online mener vi, at ”når kun de bedste produkter er gode nok” – og det gælder også for dine tekstdokumenter. Derfor har vi samlet den ultimative, trin-for-trin-guide, som viser dig, hvordan du går fra rodet overskrifts-kaos til en knivskarp indholdsfortegnelse, der opdaterer sig selv med et enkelt tryk på F9.

I guiden lærer du bl.a.:

• Hvorfor de indbyggede Overskrift 1, 2, 3-typografier er din bedste ven.
• Præcis hvor du klikker i Word – uanset om du bruger Windows, Mac eller Word til web.
• Hemmelighederne bag flotte lederprikker, klikbare hyperlinks og PDF-bogmærker.
• Tips til fejlfinding, flere indholdsfortegnelser og avancerede rapporter med bilag.

Lyder det som noget, der kunne spare dig tid – og måske en smule frustration? Så læn dig tilbage, åbn dit Word-dokument, og lad os komme i gang. Nedenfor finder du den komplette opskrift på en perfekt indholdsfortegnelse.

Klargør dokumentet korrekt: Brug overskriftstypografier og et rent hierarki (nøglen til en perfekt indholdsfortegnelse)

Det hele starter med en gennemtænkt struktur. Jo tidligere du vænner dig til overskriftstypografierne, jo færre problemer får du, når indholdsfortegnelsen skal på plads – og når dokumentet senere skal ombrydes til web, PDF eller tilgængelige formater.

Sådan anvender du de indbyggede overskrifter – Trin for trin

1. Markér din kapitel- eller afsnitsoverskrift.
2. Gå til Start > Typografier i båndet.
3. Klik på Overskrift 1 til hovedkapitler, Overskrift 2 til underafsnit, Overskrift 3 til næste niveau osv.
4. Gentag for hele dokumentet – ingen fed, kursiv eller større skriftstørrelse manuelt! Lad typografien klare udseendet.

Hvorfor er et konsekvent hierarki så afgørende?

• Automatisk indholdsfortegnelse: Word kigger kun efter overskriftstypografier. Huller eller spring i niveauerne giver rod.
• Navigationsruden: Vises via Vis > Navigationsrude. Her ser du straks, om strukturen hænger sammen.
• Tilgængelighed: Skærmlæsere udnytter den samme struktur, så læsere med synshandicap kan hoppe mellem afsnit.

Typiske faldgruber – Undgå dem fra start

• Spring ikke fra Overskrift 1 direkte til Overskrift 3. Manglende Overskrift 2 giver et logisk hul.
• Bland ikke direkte formatering (Ctrl+B, font-størrelse osv.) ind i overskriftstypografierne.
• Placer ikke overskrifter i tekstbokse, figurer, sidehoveder eller sidefødder – de indgår sjældent i TOC’en.

Tjekliste før du går videre

• Brug kun Overskrift 1-3 (evt. 1-6 i lange rapporter).
• Hold samme navngivning og dybde hele vejen.
• Sørg for, at alle overskrifter står i den normale brødtekst – ikke i flydende objekter.
• Brug typografiernes indbyggede afstand før/efter – aldrig ekstra linjeskift.

Dispositionsniveau – Den skjulte faktor

Højreklik på en typografi > Rediger > Format > Afsnit og kontrollér feltet Dispositionsniveau. Niveau 1-9 betyder “med i indholdsfortegnelsen”, mens Brødtekst udelader afsnittet. Brug funktionen til præcist at styre, hvad der vises, uden at ændre den visuelle typografi.

Når dette fundament er på plads, tager det Word få sekunder at bygge en fejlfri indholdsfortegnelse – og dig næsten ingen tid at holde den opdateret.

Indsæt indholdsfortegnelsen i Word (Windows, Mac og Word til web): En enkel trin-for-trin-guide

Nu hvor dokumentets overskrifter er på plads, tager det kun få sekunder at få en flot, klikbar indholdsfortegnelse ind i Word. Følg denne hurtige guide, og spring direkte til næste kapitel i skriveprocessen.

Sådan indsætter du indholdsfortegnelsen – Trin for trin

1. Placer markøren der, hvor indholdsfortegnelsen skal stå – typisk på en ny side efter titel/forord og før selve brødteksten.
2. Vælg fanen Referencer i båndet, og klik på Indholdsfortegnelse.
3. I rullemenuen vælger du en af de to øverste muligheder: Automatisk tabel 1 eller Automatisk tabel 2. Word opretter nu en færdig TOC med sidetal og hyperlinks til alle Overskrift 1-3-niveauer (standard).

Automatisk vs. Manuel tabel – Hvorfor automatisk (næsten) altid vinder

• Automatisk tabel: Word læser dokumentets overskriftstypografier, tilføjer sidetal, formaterer lederprikker og opretter links. Når du tilføjer eller fjerner indhold, er én F9-opdatering nok.
• Manuel tabel: Du får en statisk skabelon, som ikke opdateres automatisk. Hvert linjeskift og sidetal skal redigeres manuelt – tidskrævende og fejlbehæftet. Anbefales kun til meget korte dokumenter.

Platformspecifikke muligheder

Word til Windows / Mac (skrivebords­appen)

• Samme menu: Referencer > Indholdsfortegnelse > Brugerdefineret indholdsfortegnelse.
• Vis niveauer: Vælg f.eks. 2 for korte rapporter eller helt op til 9.
• Lederprikker: Vælg prikker, streger eller ingen fyldtegn.
• Højrejustér sidetal: Slå til/fra efter behov.
• Tilpas typografier: Klik Redigér for at ændre “TOC 1”, “TOC 2” osv., så de matcher virksomhedens design.

Word til web (Office.com)

• Indsættelse: Referencer > Indholdsfortegnelse og vælg Automatisk.
• Opdatering: Klik i tabellen, og vælg Opdater i den flydende værktøjslinje.
• Begrænsninger: Antal niveauer, lederprikker og typografier kan ikke ændres i browseren – foretag avancerede tilpasninger i skrivebordsappen, og gem.

Opdater altid før du gemmer eller sender

1. Klik et vilkårligt sted i indholdsfortegnelsen.
2. Windows/Mac: Højreklik > Opdater felt eller tryk F9. Vælg Opdater kun sidetal (hurtigst) eller Opdater hele tabellen (hvis du har ændret overskrifter).
3. Web: Brug knappen Opdater over tabellen.

Vil du dykke endnu dybere? Se Microsofts officielle vejledning: “Create a table of contents in Word”.

Tip: Husk, at alle overskrifter forbliver klikbare hyperlinks – også når du gemmer som PDF, så længe du bruger Word’s egen “Gem som PDF” og ikke en tredjepartsprinter.

Tilpas udseende og funktion: Niveauer, lederprikker, typografier, hyperlinks og PDF-bogmærker

En indholdsfortegnelse er først rigtig værdifuld, når den både ser godt ud og fungerer gnidningsfrit – uanset om dokumentet læses på papir, skærm eller som PDF. Sådan rammer du plet:

1. Bestem hvor dybt toc’en skal gå

1. Placér markøren i indholdsfortegnelsen, eller indsæt en ny via Referencer > Indholdsfortegnelse > Brugerdefineret indholdsfortegnelse.
2. Sæt Vis niveauer til fx 2 eller 3 – mere end tre niveauer virker ofte rodet i almindelige rapporter.
3. Klik OK – Word opdaterer automatisk listen med det ønskede hierarki.

2. Finpuds sidetal og lederprikker

• Fravælg Vis sidetal, hvis dokumentet kun skal læses digitalt og hyperlinks derfor er vigtigere end fysiske sider.
• Behold Højrejustér sidetal for et rent look.
• Vælg fyldtegn under Før sidetal: lederprikker (…‥…), streger (-) eller ingen. Lederprikker giver typisk det bedste visuelle flow.

3. Vælg det rigtige layout

I samme dialogboks kan du skifte hurtig­design:

• Forlag – klassisk, bred indrykning, store skrifter.
• Skabelon fra dokumentet – TOC’en arver automatisk tema­skrifttyper og farver fra resten af dokumentet og kræver sjældent yderligere polering.

4. Sikr aktive hyperlinks

Nyere Word-versioner indsætter klikbare links som standard (\h-parameter i feltkoden). Tjek nemt:

1. Skift til feltkoder med Alt+F9.
2. Bekræft, at koden starter med { TOC \o "1-3" \h } (bemærk \h).
3. Skift tilbage med Alt+F9 og tryk F9 for at opdatere.

5. Style som en professionel – Redigér toc-typografierne

TOC’en styrer selv sine typografier (TOC 1, TOC 2 …), så du kan ændre udseendet uden at røre selve overskrift­erne i brødteksten:

1. Højreklik i et punkt på det ønskede niveau, fx en overskrift på niveau 2.
2. Vælg Markér alle (fremhæver alt med samme typografi) > Rediger typografi.
3. Justér skrifttype, farve, indrykning eller afsnitsafstand – alle ændringer slår igennem straks.

6. Online vs. Print – Fjern sidetal kun til web

Vil du have en ren link-liste i web- eller PDF-versionen?

{ TOC \o "1-3" \h \n }

\n-switch fjerner samtlige sidetal. Sørg for at opdatere (F9) umiddelbart før eksport, så printversionen ikke mangler sidetal.

7. Gem som pdf med bogmærker (windows)

1. Gå til Filer > Gem som, vælg PDF.
2. Klik Indstillinger.
3. Sæt flueben i Opret bogmærker ved hjælp af overskrifter – Word bruger de samme overskriftstypografier som TOC’en og laver en klikbar panelstruktur i Adobe Reader o.l.
4. Gem. Resultatet er en slank PDF med både hyperlinks i indholdsfortegnelsen og bogmærker i sidepanelet.

Vil du nørde endnu mere? Læs Microsofts komplette feltkode-reference: “Field codes: TOC (Table of Contents) field” – her finder du samtlige switches (\z for at skjule sidetal i webvisning, \f for kun at medtage bestemte typografier m.m.).

Opdatering og fejlfinding: F9, feltkoder, udelukkede afsnit og klassiske faldgruber

En indholdsfortegnelse er kun så præcis som den seneste opdatering. Hver gang du tilføjer, sletter eller omdøber en overskrift – eller hvis sideomfanget ændrer sig – bør du derfor genopfriske tabellen.

Sådan opdaterer du (windows og mac)

• Klik et vilkårligt sted i indholdsfortegnelsen.
• F9 (eller højreklik > Opdater felt).
• Vælg én af to muligheder:
  – Opdater kun sidetal: Hurtigt; ændrer ikke overskriftstekst eller struktur.
  – Opdater hele tabellen: Skal bruges, hvis overskrifter er tilføjet, slettet eller flyttet, eller hvis du har ændret niveauer/navne.

Hurtig fejlsøgning – De klassiske syndere

• En overskrift mangler
  – Bekræft, at afsnittet bruger en indbygget overskriftstypografi (Overskrift 1 – 6).
  – Tjek, at det ikke ligger i en tekstboks, figur, sidehoved eller sidefod.
  – Højreklik på afsnittet > Avanceret… > Afsnit > Dispositionsniveau og bekræft, at det står til niveau 1-9 (ikke Brødtekst).
• Der vises for mange punkter
  – Sæt Vis niveauer til fx 2-3 i Brugerdefineret indholdsfortegnelse.
  – Fjern ukarakteristiske typografier fra TOC-listen i Indstillinger.
• En bestemt overskrift skal udelades
  – Skift dens dispositionsniveau til Brødtekst.
  – Alternativt: Opret en custom typografi og sørg for, at den ikke er map­pet i TOC-indstillingerne.
• Hyperlinks forsvinder i PDF
  – Ved Gem som > PDF: Marker Opret bogmærker ved hjælp af overskrifter og Bevar hyperlinks.
• Sidetal hopper eller er forkerte
  – Undgå manuelle linjeskift eller ekstra ENTER-tast før overskrifter.
  – Brug afsnitsafstande sat i typografien i stedet.

Avanceret: Feltkoder til præcis kontrol

Vis/skjul feltkoder med Alt+F9 (Windows) eller fn+Option+F9 (Mac). Du ser noget a la:

{ TOC \o "1-3" \h \z \u }

Nyttige switches:

• \o "1-3" – medtag niveau 1-3.
• \h – aktiver hyperlinks.
• \z – skjul sidetal i web-layout.
• \n – fjern sidetal helt (bruges ofte til web-/PDF-versioner, hvor links er nok).

Se hele listen hos Microsoft: Field codes: TOC (Table of Contents) field.

Minut-tjek før du sender dokumentet

1. Tryk F9 > Opdater hele tabellen.
2. Rul hurtigt igennem og bekræft, at alle niveauer og sidetal stemmer.
3. Gem som PDF med bogmærker + hyperlinks, hvis filen skal distribueres digitalt.

Avanceret brug: Flere indholdsfortegnelser, bilag, manuelt markerede emner og faglige dokumenter (med eksempel på bilag/skema)

Du er nu på det niveau, hvor Word for alvor kan tilpasses til større rapporter, specialer eller tekniske manualer. Her er de vigtigste teknikker, så din indholdsfortegnelse(samling) bliver lige så avanceret som dit materiale.

1. Flere indholdsfortegnelser i samme dokument

• Hoved-TOC: Indsættes som normalt og dækker hele dokumentet.
• Særskilt bilags-TOC, figurliste, tabelliste osv.
  Sådan gør du:
  1. Opret en dedikeret typografi, fx “Bilag – Overskrift” (baseret på Overskrift 1, men med eget navn og evt. format).
  2. Gå til Referencer > Indholdsfortegnelse > Brugerdefineret indholdsfortegnelse.
  3. Klik Indstillinger, fjern flueben for Overskrift 1-9, og sæt i stedet flueben ud for din nye typografi (angiv niveau 1).
  4. Indsæt tabellen dér, hvor bilagsfortegnelsen skal stå – Word viser nu kun Bilag-typografien.
• Gentag samme proces for evt. “Figurtekst” eller “Tabeltekst”, hvis du vil have flere specialiserede lister.

2. Manuelle indgange med tc-felter

Nogle elementer (forord, dedikation, taksigelser…) bør ikke være overskrifter i brødteksten, men skal stadig optræde i TOC’en. Løsningen er et TC-felt (Table of Contents Entry).

1. Marker linjen, og tryk Alt+Shift+O (Windows) eller Option+⌘+Shift+O (Mac).
2. Skriv den ønskede tekst i feltet Indholdsfortegnelsespost, vælg niveau (1-9) og tryk OK.
3. Opdater din indholdsfortegnelse (F9) – posten vises nu, selvom afsnittet ikke bruger en Overskrift-typografi.

3. Figur- og tabellister

Word kan automatisk samle alle billedtekster (caption fields) i en separat liste:

1. Tilføj billed- eller tabeltekster via Referencer > Indsæt billedtekst.
2. Vælg Indsæt tabel over figurer for at generere listen. Systemet fungerer på præcis samme feltmekanisme som TOC, men filtrerer på Caption-felter i stedet.

4. Bilag med egen minifortegnelse – Praktisk eksempel

Antag, at du har et bilag med skemaet “Væske/vandladningsskema” fra Sundhed.dk (link).

1. Opret sektionen Bilag sidst i dokumentet.
2. Tilføj selve skemaet og underpunkter som:
   • Registrering over tre på hinanden følgende døgn
   • Klokkeslæt og mængder (ml) for væskeindtag/urin
   • Koder T/V/H – tør, våd, hastværk
   • Formål: visualisering af væske- og vandladningsmønstre

   Formatér disse underpunkter med en dedikeret typografi, fx “Bilag – Underpunkt”.

3. Indsæt nu Bilags-TOC’en som beskrevet i afsnit 1, men inkluder både Bilag – Overskrift (niveau 1) og Bilag – Underpunkt (niveau 2).
4. Navngiv bilagene konsekvent: Bilag A, Bilag B osv. enten manuelt i overskriftsteksten eller via Nummerering i typografien.

5. Bedste praksis for store, faglige dokumenter

• Brug konsekvente typografier – ingen manuelle afvigelser.
• Hold hoved-TOC’en på maks. tre niveauer for læsbarhed.
• Indfør klare navngivningskonventioner (Bilag A, Figur 1, Tabel 2).
• Opdater altid alle felter (F9) før du sender eller eksporterer dokumentet.
• Ved eksport til PDF: Slå “Opret bogmærker ud fra overskrifter” og “Bevar hyperlinks” til, så alle TOC’er bliver klikbare i PDF’en.

Med disse avancerede værktøjer i bagagen kan du levere professionelle rapporter, hvor selv bilag, figurer og særsektioner optræder overskueligt – uden ekstra manuelt arbejde, når først strukturen er sat korrekt op.